29 heinäkuun, 2015

Kilpailutus

Asiakkaan nimi ei ole julkinen.

Lähtötilanne
Terveydenhuoltoalalla toimivalla asiakkaalla oli tarve uudistaa heidän käytössään olevat tukipalvelut ja saada samalla uudistettua koko tietotekninen järjestelmä. Omaa henkilökuntaa heillä ei käytännössä ollut hoitamassa tietoteknisiä asioita, vaan palvelu tilattiin aina ulkopuolelta olemassa olevan palvelusopimuksen mukaisesti. Selkeitä ongelmakohtia olivat palvelun saatavuus, heistä välittäminen sekä erittäin epäselvä hinnoittelu. Toimittaja oli päässyt tekemään sopimuksensa omien prosessiensa mukaisesti ja erittäin kalliilla hinnalla palvelun laatuun nähden.

Itse tarjouspyynnössä kuvattiin nykyinen järjestelmä sekä asiakkaiden toiveet miten palvelun tulisi toimia. Lisäksi terveydenhuoltoalalla on laki asettaa omat vaatimuksensa mitä toimittajien tulee huomioida tarjousta tehdessään. Asiakkaan toiveena oli että suurin osa palveluista siirretään pilveen, josta ne ovat käytettävissä eikä heidän tarvitse investoida kerralla suurta summaa uusiin laitteisiin. Tarjouspyynnöstä tuli viisi sivua pitkä ja tarpeellisia liitteitä mukaan tuli vielä saman verran lisää. Hankinta hoidettiin ns. neuvovana menetelmänä, jolloin jokainen toimittajaehdokas sai ensinnäkin liittyen menettelyyn ja tämän jälkeen esittää kysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen. Kaikki kysymykset ja vastaukset lähtivät myös muiden toimittajien tietoon.

Lopputulema
Asiakas sai lähes 10 tarjousta, joista neljä jouduttiin hylkäämään koska ne eivät täyttäneet tarjouspyynnön vaatimuksia. Suurin osa hylätyistä tarjouksista johtui siitä, ettei toimittaja ollut vaivautunut lukemaan koko tarjouspyyntöä riittävän tarkkaan tai kysymään lisätietoja. Toki osa oli tarjonnut oman prosessinsa mukaisesti asioita, jotka olivat tarjouspyynnön vastaisia. Jokainen ilmoitettu hinta oli painotettu ja osa hinnoista oli selkeästi ”painavampi” kuin toinen, joten syöttämällä hinnat valmiiseen taulukkoon tarjoajien järjestykseen laittaminen oli suhteellisen helppoa. Nyt asiakas on suhteellisen tyytyväinen saamaansa palveluun ja toimittajalla on selkeä prosessi miten asiat hoidetaan jotta asiakas myös pysyy tyytyväisenä.