Asiakas ei ole julkinen
Asiakkaalle oli suoritettu kartoitusvaihe, jossa tule selkeinä ehdotuksina käyttäjiltä esille ettei heidän nykyinen järjestelmä toimi kuten se tulisi toimia. Varsinkin käyttäjien päivittäin käyttämä ohjelmisto, millä hallitaan tuotteiden valmistusta oli monivaiheinen ja käyttäjät joutuivat siirtämään tietoa usean eri ohjelmiston välillä. Tämän seurauksena alkoi selvitystyö uuden ohjelmiston hankkimiseksi ja vaatimusten määrittely. Kilpailutuksen jälkeen huomasin olevani osa useampaa projektiryhmää projektipäällikön roolissa sekä projektin ohjausryhmässä kokonaisuudesta vastaavana asiakkaan edustajana.
Jotta termit ovat selkenee, selvennän hieman edellä mainittuja ryhmiä. Ohjausryhmä on se, joka pitää kaikkia lankoja käsissään ja ohjaa projektia kokonaisuutena kohti maalia. Projektiryhmiä taas voi olla useampia riippuen projektin laajuudesta. Yleensä suurempi projekti pilkotaan pienempiin kokonaisuuksiin, jolloin jokaisella osaprojektilla on oma projektipäällikkö joka vastaa oman projektinsa aikatauluista ja vastuista. Tässä kyseisessä tapauksessa ohjausryhmän alla toimi kuusi eri projektiryhmää, ja projektiryhmän tiedottavat ohjausryhmää asioiden valmistumisesta, aikatauluista ja niin edelleen.
Projektin tarkoitus on aikatauluttaa hanke ja viedä se suunnitellusti maaliin saakka. Ongelmia yleensä tulee siinä vaiheessa, jos joku projektissa mukana olevista ei ole ymmärtänyt aikataulujen merkitystä. Projektin läpiviemiseksi projektipäällikkö vastaa oman osa-alueensa aikatauluista ja laadusta. Tässä kyseisessä projektissa kahden eri toimittajan kanssa jouduttiin käymään tiukkasanaista keskustelua jotta kokonaisuus saatiin maaliin halutussa ajassa. Neljän muun ryhmän kanssa homma onnistui tosi hienosti, ja kokonaisuutena projektin ollessa aikataulutettu seitsemän kuukauden ajalle projekti valmistui kaksi viikkoa etuajassa.
Projektiin tulee myös kirjata koulutukset, opastukset ja testaamiset hyvinkin tarkkaan, koska esimerkiksi kesälomat voivat tehdä aikataulullisesti hyvin suuren ongelman. Nyt toimittiin siten, että kesäloman ajaksi työntekijöiden osalta projekti rauhoitettiin, ja lomien jälkeen alkoi opastukset ja koulutukset järjestelmän käyttöön. Ongelmaksi muodostui näiden edellä mainittujen kahden toimittajan kanssa se, etteivät he itse olleet ajatelleet yhtään heidän oman henkilökuntansa lomia. Näin koko projektin osalta näytti yhdessä vaiheessa, ettei koulutuksia voida aloittaa suunnitellusti koska järjestelmän kaikki osat eivät olleet toiminnassa. Keskustelujen jälkeen nämäkin asiat saatiin kuntoon.